单证是整个外贸工作的核心。新手通过学习单证，可以很清晰地将整个外贸环节串联起来。
外贸实务中，单证的制作与出具人通常有出口商，出口国的商检等机构，货运公司以及进口商，一般规定是英文或中英文对照。外贸常见的单证有：
1、合同(CONTRACT)
CONTRACT是统称，买卖双方均可出具。如系卖方制作，可称为销售确认书(SALES /confirm/iATION)，买方出具则可称为采购确认(PURCHASED /confirm/iATION)。除了与国内销售合同相同的要素如买卖双方名址，签订时间，地点，交易货物品名，付款方式，违约责任以外，还可以根据不同产品的特点附加条款。此外，正式的外贸合同，往往还有更详细的约定，比如信用证条件下的信用证开证要求，对各种不可抗力的规定等细则。
对于容易在装卸和储运过程中发生短缺的散货如矿产，粮农副产品等，合同中往往还会附加"溢短装"条款，即允许在合同总数量和金额的基础上，有若干幅度的差异，最后按照实际交货量来结算。比如"5%MORE OR LESS ALLOWED"，即允许多交或少交5%。
理论上，合同应该"一式两份，双方各执一份经签章的正本为凭"，可在外贸实务中不大苛求照搬执行，一般的传真件也就行了，作为备忘录。更多的还是依靠商业信用，以及预付款，信用证等实质的把控手段。合同本身反倒显得不重要了。也正因为如此，一些国家的客户甚至制作固定合同，并留下"信用证开出后生效"等条款，进一步淡化合同的约束力，到处散发作为询价工具。碰到这样的合同，不必当真，预留时间，等到信用证收到再有所行动不迟。
2、发票(INVOICE)
或称商业发票(Commercial Invoice)。外贸的"发票"概念和国内的财务发票完全不同。外贸发票是出口商自己制作，出具的文件，用于说明此票货物的品名，数量，单价，总值等，以及其他一些说明货物情况的内容。发票格式不拘，但必须包括上述要素，并全名落款。
发票必须注明一个发票号码(自己拟定)，出票时间。可以按照需要一式几份，由若干正本和副本组成的，应注明"ORIGINAL"，"COPY"字样。
发票的末端通常有E。&O。E。字样，意为"有错当查"，即此份发票如有错漏允许更改。
3、形式发票(PROFORMA INVOICE)
样式近似商业发票，几乎可以直接把商业发票过来，标题改为"PROFORMA INVOICE"即可。形式发票的用处，一是类似于单方面合同，作为报价和确定交易的工具。一些国家的客户喜欢"确认形式发票"的形式作为合同。因此，除了和商业发票相同的内容外，还可以根据需要在空白处以"REMARK"加注的形式增加条款，比如交货期等等，以进一步落实交易。此外，对于那些需要进口许可或外汇使用额度的交易，客户也需要形式发票来做前期申请。
在采用国际快递寄送货物的时候，也需要附上形式发票，作为快递公司统一报关计用。
4、装箱单(PACKING LIST)
与外贸发票对应，性质一样，主要用于说明货物的包装情况，如品名，数量，包装方式，毛重，体积。视产品类别的需要还可以加上其他详细说明，如净重等。
样式与发票相仿，只是不需要注明货物价值。通常也需要若干正本和副本。